Spørsmål og svar Reference Manager
Generelle spørsmål (administrere, oppgradere...)
Skal jeg velge Reference Manager eller EndNote?
Velg programmet som brukes i ditt miljø for lokal støtte. UiO og RH har lisensavtale for både RefMan og EndNote. UMH gir kurs og brukerstøtte både i EndNote og RefMan.
Er EndNote og RefMan baser kovertible?
EndNote bibliotek laget i versjon X eller senere, kan konverteres ved å eksportere dem fra EndNote som XML-fil og så importere til RefMan: File > Import XML File...
RefMan-baser konverteres til EndNote bibliotek ved å eksportere referansene fra RefMan til en txt-fil i RIS Output format, og så importere til EndNote: File > Import > File... og Import Option Reference Manager (RIS).
Mange menyvalg er grå og ikke valgbare, f.eks. Copy Periodicals under Term Manager. Hvordan aktiviseres disse?
Lukk databasen. Åpne igjen med File > Open database... Velg modus Read/Write Exclusive nederst i dialogboksen. Klikk Open. (Standard modus for en RM11-base er Read/Write Share som begrenser valgmulighetene). Fortsett under Tools > Term Manager.
Jeg har to databasefiler med samme navn. Har jeg fått en dublett?
Nei. RefMan-baser består alltid av to filer med ulike filtyper: .RMD er datafilen og .RMX er indexfilen. Filene må alltid holdes sammen.
RefMan-databaser (bygge en database...)
Innlegging av referanser: hva er forskjellen på referansetypene Journal og Journal Full?
Journal er formatet for tidsskriftartikler som legges inn manuelt. Bruk Journal Full for et helt hefte, f.eks. et temanummer som er viet et enkelt emne.
Innlegging av referanser: Går det an å endre status på obligatoriske (stjernemerkede felt) ved behov?
Ja. Basen må være åpnet i i Read/Write Exclusive modus. Menyvalg: Tools > Field and Type edit. Velg referanse-type du ønsker å endre. Tilhørende felt listes på høyre side i dialogboksen. Velg feltet som ønskes endret, og kryss av i rubrikken for h.h.v. Include ( I ), eller Mandatory ( M )/Obligatorisk. Set Default.
Referanser som er slettet fra basen etterlater seg "hull" i rekken av RefID-nr. Hvordan kan jeg få fylt disse hullene når nyeste referanser alltid føyer seg til etter høyeste eksisterende RefID-nr?
Menyvalg: Tools > Options... Velg fanen Reference Edit, og sørg for at Assign Reference ID ikke er valgt. Her ligger mulighetnen for gi egne nr. Importer referanser på vanlig måte. Disse vil i første omgang også automatisk legges inn med nr. som er høyere enn allerede eksisterende, men de er redigerbare. Åpne "arkivkortet" for den enkelte referanse, og rediger RefID-feltet til ønsket nummer. Lagre endringene. Avslutt operasjonen med å skru på igjen automatisk settings Assign Reference ID.
I referanselistevinduet er standard visning ref.ID, første forfatter og tittel. Kan jeg legge til flere kolonner, for eksempel publikasjonsår?
Menyvalg: Tools > Reference List Display. Bruk Number of Columns til å sette antall kolonner eller bruk knappene for Insert Col og Remove Col til å sette inn eller fjerne enkelte kolonner. Klilkk i boksen for Field Type og velg Date, primary fra listen. Bekreft endringen med OK.
Importere referanser
Feilmeldingen Program for tiltype ikke oppgitt dukker opp når jeg forsøker å bruke OVID-basenes funksjon Direct Export. Hvorfor?
Sjekk hvilken nettleser du bruker. OVIDs Direct Export fungerer ikke i Opera.
Hvordan innstiller jeg Google Scholar (GS) til å kunne importere referanser til RefMan-basen?
Klikk på Scholar-innstillinger i GS. Velg Vis linker til å importere sitater inn i RefMan nederst i bildet og lagre innstillingen. Ved hver referanse i trefflisten vil du nå få alternativet Importer til RefMan.
Jeg blir bedt om brukernavn og passord når jeg søker i OVID via RefMan's z39.50. Hvor får jeg brukernavn og passord?
Du trenger ikke skrive inn brukernavn og passord. Klikk OK og søket ditt blir utført.
Reference Manager og Word
RefMan's verktøylinje har forsvunnet fra Word. Hva gjør jeg?
1) Word 2007: Klikk på Office-knappen (øverst til venstre i Word). Klikk deretter på Word Options > Alternativer for Word. velg Add-Ins/Tillegg. Nederst i dialogboksen finner du Manage/Behandle, velg Disabled Items/Deaktiverte elementer fra nedtrekksmenyen, klikk Go/Start og marker linjen med Reference Manager Cite While You Write. Klikk Enable/Aktiver og deretter Close/Lukk. Lukk deretter Word, og åpne igjen, nå bør fanekortet for RefMan være på plass.
2) Word 2003: Klikk på Help fra menylinjen og velg About Microsoft Office Word. Klikk deretter på Disabeled Items. Marker all tekst som inneholder RefMan (CWYW) og klikk Enable. Lukk deretter Word, og åpne igjen.
Etter oppgradering av tekstbehandler forsvant verktøylinjen. Hvorfor?
Rekkefølgen er avgjørende: RefMan krever å være innstallert etter tekstbehandler. 1) Les inn RefMan på nytt, eller 2) Finn mappen C:\Program files (x86)\Reference Manager 11/12 og dobbeltklikk på filen RefManConfig.exe for å kjøre filen.
Bibliografisk format (Output Style)
Tidsskrift for Den norske legeforening bruker et tilpasset Vancouver format. Hvordan gjør jeg nødvendige endringer?
Et tilpasset format for TNLF kan lastes ned fra Importfilter og bibliografisk format. Lagre filen i \Reference Manager11\Styles\-mappen.
APA formatet: litteraturlisten blir korrekt, men referanser i manus har også med forfatternes initialer/fornavn. Det er feil. Hva kan gjøres?
Det er flere utgaver av APA formatet. APA 4th ed. gir fullt navn i referansen i manus, f.eks. (Berg, Otto, 1996). APA 5th ed. derimot, kun etternavn f.eks. (Berg, 1996).
Generere litteraturlister og manuskript
Flere jobber med samme manus og vi bruker Word's funksjon Spor endringer/Track changes. Nå vil ikke manuskriptet formateres skikkelig, og f.eks. medlingen Unknown Error dukker opp. Hvorfor?
1) Sjekk programversjonen. Versjon RefMan 11.0.1 løser problemet. Ta kontakt med lokal IT-støtte for oppgradering. Filen lastes ned fra Reference Manager 11.0.1 Update.
2) Problemløsning i versjon 11.0.0: Spor endringer/Track changes kan ikke brukes. Avvis eller aksepter alle endringer i manus, og skru av funksjonen. Formater manuskriptet på nytt.
Vi er et forskerteam (dr. A,B og C) fra ulike arbeidssteder som samarbeider om et manuskript der hver av oss setter inn unike referanser. Hvordan får vi generert et endelig manuskript med felles litteraturliste til slutt?
Traveling Librarry muliggjør dette, fordi all informasjon om en referanse (unntatt abstraktet) ligger i skjulte feltkoder i manus. Medforfatterne føyer til tekst og unike referanser etter tur i manuskriptet som sendes rundt pr. e-mail. Til slutt klargjøres det for publisering i ønsket bibliografisk format : Generate Bibliography > Output Style...
Hvordan kan jeg enkelt få referansene fra min kollegas manuskript inn i min egen RM-base?
Et hvert RM-generet manuskript kan enkelt omgjøres til en RM-base fordi all informasjon om referansene (unntatt abstraktet og emneordene) ligger i skjulte feltkoder i manus. Stå i manuskriptet : Tools > Export Traveling Library. Det er anbefalt å velge eksport til A new RM database. Da kan referansene sjekkes før de eventuelt flyttes over i den permanente referansebasen.
QUOTE? Siteringene er korrekt på plass i manuskriptet, men kommandoen Generate Bibliography gir allikevel følgende resultat: {QUOTE>citation>}. Hvorfor?
Feltkodevisningen i Word er aktivert. Bruk Alt + F9 for normalvisning.
Litteraturlisten er uensartet. Navn på tidsskrifter er både i standard forkortet form og skrevet fullt ut i en og samme litteraturliste. Hvorfor?
Sjekk at begge varianter av tidsskriftnavnet er på plass. Ta utgangspunkt i de tidsskriftene som dukker opp feil i den endelige listen, og gå til menyvalget Term Manager > Activate. Klikk på fanekortet Periodicals, og finn tidsskriftene det gjelder. Dobbeltklikk på tidsskriftets navn og sjekk i skjermen til høyre om begge navnealternativene ligger der. Fyll ut det som mangler, og generer litteraturlisten på nytt. NB! For å gjøre endringer under Term Manager må RM-basen være åpnet i Read/Write Exclusive.
Referansene er listet opp slik: [3-8][9;10]. Hvordan kan jeg få til en løpende nummerering [3-10]?
Sjekk om det er kommet inn et mellomrom ( luft ) mellom siteringene i teksten. Dette vil splitte opp referansene i det ferdige dokumentet. Referansene skal stå helt inntil hverandre.
Når referansene skal hyperlenkes må de listes slik [22][23][24][25]. Hvordan unngår jeg at de slås sammen [22-25]?
Sett inn referansene enkeltvis - ikke som en gruppe. Da kan man evt. også sette inn mellomrom eller annen tegnsetting mellom referansene.
I mitt manus ser siteringene slik ut: (1;3-4). Hvordan får jeg parentesene i superscript også?
For å endre til (1;3-4) gjør følgende: Åpne det bibliografiske formatet du ønsker å justere med Bibliography > Open output style... Velg fanen In-text Citations. Tast inn parenteser etter standardkoden <Citation.Number> slik at linjen ser slik ut: <Citation.Number>(). Marker de to parentesene og endre disse til superscript ved å klikke på x2-knappen på verktøylinjen for formatering. Klipp ut "parentes begynner", trykk på knappen In-text Citation Settings og lim inn den nye superscript-formaterte venstreparentes til erstatning for standard. Gjør tilsvarende med høyreparentes. Lagre endringene.
Hvordan kan jeg få navnet på førsteforfatter uthevet?
Dette lar seg ikke gjøre ved hjelp av output style. Skal du ha førsteforfatter uthevet, er dette det siste du gjør i ditt arbeid. Ferdigstill dokumentet ditt, og opprett en kopi med kommandoen Convert to Plain Text. Dette fjerner alle koblinger til RefMan, så det er viktig at dette er det siste du gjør før du evt. sender fra deg et manuskript. Fete typer på alle førsteforfattere kan nå settes manuelt.