Samarbeide i forfatterprosessen med Endnote

English version

Disse sidene omhandler hvordan en gruppe kan samarbeide om å lage ett Word-dokument med ett EndNote-bibliotek fra flere uavhengige dokumenter med hvert sitt EndNote-bibliotek.

Det forutsettes grunnleggende kunnskap i EndNote.

Her er en generell veiledning i å bruke EndNote med Word.
 

Fremgangsmåte

 

 1  Valg av redaktør

 

Gruppen må utnevne én person som skal være ansvarlig for å slå sammen dokumentene fra de forskjellige bidragsyterne og administrere dokumentets EndNote-bibliotek.

Det er nødvedig at redaktøren har relativt god erfaring med å bruke EndNote med Word og bør være den i gruppa som kan dette best.

Om nødvendig kan man utnevne en redaktør som ikke er med på selve skriveprosessen dersom man trenger en person med bedre EndNote-kunnskap.

Denne redaktøren trenger ikke å få tilsendt noen av bidragsyternes EndNote-biblioteker - det holder med bidragstyternes Word-dokumenter.

  • På disse sidene kaller vi det endelige Word-dokumentet som skal produseres av gruppen for samlingsdokumentet.
  • Det tilhørende EndNote-biblioteket til samlingsdokumentet kalles samlingsbiblioteket.
  • Dokumentene som sendes inn til redaktøren fra de andre i gruppen kalles bidragsdokumenter. Dette gjelder også dokumentet ev. adminstratoren selv bidrar med.

Instruksjonene på disse sidene er bare nødvendig for redaktøren å lese, da det eneste de andre bidragsyterne trenger å gjøre er overlevere Word-dokumentene sine til redaktøren.
 

OBS! Det er viktig at redaktøren ikke bruker samlingsdokumentet som sitt eget arbeidsdokument.

 

 2  Arbeidsmetode for å lage samlingsdokumentet

 

OBS! På grunn av varierende kvalitet i Words og EndNotes evner i å kommunisere, er det viktig å følge denne arbeidsmetoden til punkt og prikke hvis man ønsker å spare seg for ekstraarbeid i å rette opp feil.

 

Instruksene som vil bli gjennomgått her er inndelt i tre deler:

a. Opprette samlingsbiblioteket og samlingsdokumentet.
b. Kopiere fra bidragsdokument til samlingsdokumentet.
c. Få de nye referansene i samlingsdokumentet inn i samlingsbiblioteket.
 

 a  Opprette samlingsbiblioteket og samlingsdokumentet

  1. Åpne EndNote og sørg for at du ikke har ditt eget personlige bibliotek åpnet.
  2. Opprett et nytt EndNote-bibliotek og gi det et passende navn - dette skal bli samlingsbiblioteket.
  3. Åpne Word og sørg for at du ikke har andre dokumenter åpne.
  4. Lag et nytt dokument - dette skal bli samlingsdokumentet.
  5. Lukk både samlingsbiblioteket og samlingsdokumentet.
     

 b  Kopiere fra bidragsdokument til samlingsdokumentet

  1. Åpne et bidragsdokument du har blitt mailet eller fått elektronisk på andre måter.
  2. Markér og kopier innholdet du ønsker å flytte fra bidragsdokumentet til samlingsdokumentet.
    (OBS! Ikke kopier fra bibliografien (referanselista), men få med deg selve siteringene i teksten).
  3. Lukk bidragsdokumentet.
  4. Åpne samlingsdokumentet og lim inn der det passer.

 

 c  Få de nye referansene i samlingsdokumentet inn i samlingsbiblioteket

  1. I samlingsdokumentet i Word, gå til EndNote-fanen og velg "Export to EndNote" > "Export Traveling Library" og velg "An existing EndNote library" og velg "Browse" for å finne samlingsbiblioteket.

    Nå skal samlingsbiblioteket være oppdatert med referansene fra bidragsdokumentet som ble limt inn i samlingsdokumentet.

  2. Sett stil på samlingsdokumentet ved å gå til til EndNote-fanen under "Style" og velg ønsket stil.

Denne prakisen repeteres for hvert bidragsdokument du legger til (med unntak av å sette stil på samlingsdokumentet - det trenger du bare gjøre én gang).
 

OBS! Ønsker redaktøren som bidragsyter å gå tilbake og jobbe på eget bibliotek og egne dokumenter er det viktig at både samlingsdokumentet (Word) og samlingsbiblioteket (EndNote) lukkes først. Dette er så ikke det skal bli noe feilkobling mellom de forskjellige dokumentene og bibliotekene. Dette er en viktig praksis - hold alltid egne (og andre bidragsyters) dokumenter og ev. biblioteker lukket når du jobber med samlingsdokumentet og samlingsbiblioteket.

 

 3  Problemer med referansene i samlingsdokumentet eller samlingsbiblioteket

Noen ganger kan overføringen fra et bidragsdokument til samlingsdokumentet føre til feilkobling mellom Word og EndNote.

Typiske scenarier:

  • Det skjer ingen endring i Word-dokumentet ved endring i EndNote-biblioteket.
  • Det virker som om det ikke er noen kobling mellom EndNote og Word når det gjelder visse referanser.
  • Det er duplikate referanser i referansekartoteket i EndNote.

For å identifisere kilden til feilene, eller bare for å se at alt er i orden med referansene, gå til EndNote-fanen i Word og velg "Convert Citations and Bibliography" > "Convert to Unformatted Citations".

Da vil referansene dukke opp i krøllparantes { } og referansenumrene (Record number) til referansene synes som nummertegn etterfulgt av tall #1, #2.

Vanlige feil er identisk referansenummer på ulike referanser:

Resultatene var i overenstemmelse med andre funn {Skutschas, 2011 #12}, og avvikene var innenfor normen {Wang, 2011 #12}

Eller ulike referansenumre på identiske referanser:

Resultatene var i overenstemmelse med andre funn {Skutschas, 2011 #12}. Vi fant også at datapunktene ikke hadde utliggere, noe som stemte overens med andre representative metoder {Skutschas, 2011 #56}.


Vanlig løsning på problemene med referansenummerfeil:

  1. Trykk på "Update Citations and Bibliography"
  2. Trykk på "Export to EndNote" > "Export Traveling Library" og velg "An existing EndNote library" og velg samlingsbiblioteket ditt.

Da vil referansene få nye referansenumre og der EndNote oppdager duplikate referanser vil den spørre deg om hvilken referanse du vil at skal gjelde. Den referansen du da velger av duplikatene vil erstatte det andre duplikatet.

I noen tilfeller klarer ikke EndNote å rydde opp i problemene, da kan du prøve en av disse to fremgangsmåtene:

  1. Å slette den delen av samlingsdokumentet det er noe galt med og sette den inn på nytt fra bidragsdokumentet det kom fra.
  2. Å opprette et nytt Word-dokument og kopiere deler (f.eks. 1/4 om gangen) fra samlingsdokumentet over i dette nye dokumentet helt til du finner hvor feilen er og så rette opp dette manuelt.

 

 4  God praksis
 

Velg referansestil som det første dere gjør

  • Bachelorstudenter bør høre med forelseser eller gruppelærer
  • Masterstudenter bør høre med veilederene sine.
  • Skal man utgi i et tidsskrift bør man allerede i starten av skrivingen bruke stilen til dette tidsskriftet.

Stilen fra innholdet kopiert fra bidragsdokumentene blir automatisk satt til samlingsdokumentets stil, men feil kan oppstå, så det tryggeste er å bruke samme stil i alle dokumentene som skal samkjøres.
 

Lag samlingsdokumentet som det siste dere gjør i arbeidsprosessen

  • Utsett så lenge det lar seg gjøre å lappe sammen bidragsdokumentene til samlingsdokumentet, jo mindre arbeid man gjør på samlingsdokumentet, jo mindre sjanse er det for at noe går galt i koblingen mellom Word og EndNote
  • Lag en kopi av det nylappede samlingsdokumentet før dere begynner å jobbe med layout (headers og footers, sidetall, særegen forside, etc) og ikke begynn å jobb med dette før alle bidragsdokumentene er overført til samlingsdokumentet.


Følg rutinene

Ha gode rutiner på å følge arbeidsmetoden i punkt  2 
Sjekk alltid at overføring fra et bidragsdokument til samlingsdokumentet fungerte bra, og hvis ikke prøv å løse problemet ved å bruke metodene i punkt  3 

For konkrete eksempler på ulike scenarier i samarbeidsprosessen, kan du lese Eksempelstudie av samarbeid i skriveprosessen med EndNote og Word.

Publisert 6. mars 2013 21:38 - Sist endret 3. mai 2016 13:44