Handlingsrom og handlingskraft

Om UBs økonomi, utviklingsavtale med universitetsledelsen og endringer fremover.

tannhjul i klokke. Colurbox

Illustrasjonsfoto: Colourbox.no

Som de fleste kjenner til, har UB de siste 15-20 årene hatt en stor nedgang i antall ansatte. De siste årene har antall årsverk vært relativt stabilt, men vi opplever nå at vårt handlingsrom og økonomi ikke lenger kan opprettholde samme nivå som tidligere. Siden 2013 har UB fått kutt i sine bevilgninger på ca. 10 millioner NOK. Halvparten av dette er fra Regjeringens avbyråkratiserings- og effektiviseringskutt, den andre halvparten rene rammekutt fra UiO.

Dette har fått konsekvenser. Signalet fra UBs ansatte og fagforeningene er at dette merkes.  Både med hensyn til ressurser til daglig drift samt et redusert handlingrom og kraft til utviklingsarbeid, på alle nivåer.

Dette spennet kommer spesielt tydelig frem i de ulike skriveoppdragene som nå i disse dager presenteres på responsseminarene. Vi står overfor store utfordringer fremover. Men også mange muligheter! Spørsmålet er hvordan vi setter oss istand til å møte disse på en god måte.

Utviklingsavtale med universitetsledelsen

Vi har fått på plass vår første utviklingsavtale med UiO-ledelsen. Dette skal være selve fundamentet for dialogen med UiO-ledelsen fremover. Hovedelementet i avtalen er å etablere en mer formalisert dialog med alle fakulteter og enheter på UiO. Både for å gi oss mulighet til å informere om våre tjenester, aktiviteter og samlinger, men like viktig for å få kunnskap om hvilke forventninger og behov fakultetene og enhetene har til UB. Dette vil være svært nyttig informasjon, og vil uten tvil være et viktig grunnlag og premiss for helt nødvendige prioriteringer og ressursfordeling fremover.

Samhandling - organisering - omstrukturering

UBs ledergruppe gjennomførte 28. mai et heldagsmøte, og tema var naturlig nok situasjonen vi står midt i. Spørsmålene vi stilte oss selv var: Hva er status på alle avdelingene? Og hvilke grep er det nødvendig å ta fremover? Dette for å sikre at vi fortsatt klarer å levere gode tjenester, samtidig som UBs ansatte nettopp har mulighet til å takle både arbeidshverdagen og overskudd til å bidra med sin kompetanse og ferdigheter inn i videre drift og utvikling av UBs tjenester.

Hovedmål 4 i utviklingsavtalen går rett til kjernen av dette: Hvordan skal UB jobbe mest effektivt? Viktige innfallssvinkler her vil være bedre samhandling, effektivisering av arbeidsprosesser og funksjoner, gevinster av digitalisering og automatisering, vurdere hensiktsmessig organisering.

Tre konkrete områder vi allerede nå har drøftet nærmere er:

  1. Samlingsarbeidet: Åpen forskning, teknologi og digitalisering, brukerstyrte innkjøp, kunnskapsorganisering og metadata, er noen nøkkelord i den videre prosessen. Ledergruppa ønsker å vurdere hvordan samlingsarbeidet på UB på best mulig måte kan møte nye utfordringer, sikre tilstrekkelig ressurser til drift og gi nødvendig kapasitet til utvikling og endring. Vi vil umiddelbart vil gå i dialog med samlingsledergruppa for å diskutere videre prosess for dette arbeidet.
  2. Publikumsarbeidet: Her er det igangsatt mange gode prosesser og prosjekter for å kunne tilby best mulig brukertjenester med god bruk av ressurser. Det jobbes med å etablere en felles 1.linje med fakultetet i nytt bygg for Juridisk fakultet. Realfagsbiblioteket vil fra semesterstart iverksette endringer som følge av sitt skrankeprosjekt.  Humsam-biblioteket har integrert Sophus Bugge i publikumsseksjonen og vil se på både hvordan dette og en gjennomgang av dagens vaktordning i GSH kan gi handlingsrom. På medisinsk bibliotek jobbes det med endringer i både samlings- og publikumsarbeidet. 
  3. FoU-arbeidet: UB har over tid opprettholdt en høy grad av utviklingsaktivitet ved siden av daglig drift. Undervisningsutvikling, åpne data, samarbeid med LINK-senter for utdanning og læring, etablering av akademisk skrivesenter er bare noen eksempler på dette. Samtidig gjennomfører vi større prosjekter med utviklingsmidler fra NB, vi er partnere i Diku-finansierte prosjekter og vi deltar i nasjonale og internasjonale nettverk. For å sikre fortsatt kapasitet til tjenesteutvikling skal FoU-gruppa på kort sikt:

    a) Etablere et årshjul for UBs forsknings- og utviklingsarbeid. Vi skal sikre at vi deler kompetanse og resultater fra avsluttede og pågående prosjekter. Vi skal sikre at vi utnytter vår tverrfaglighet i utviklingen av nye prosjekter, at vi bruker tilgjengelig kompetanse og at vi kan planlegge for viktige søknadsfrister hos relevante finansiører.

    b) Vurdere porteføljestyring av prosjekter over en viss størrelse. Større prosjekter og deltagelse i nasjonale eller internasjonale nettverk kan involvere mange medarbeidere og vi har et behov for å avstemme større utviklingsprosjekter opp mot vår kapasitet. Vi vil vurdere hvordan porteføljestyring kan sikre forutsigbarhet i prosjektgjennomføring, samt sikre at prioriterte prosjekter får tilgang til støtte med tanke på søknadsskriving, budsjettering, prosedyrer og regelverk.

UBs ledergruppe vil selvfølgelig ikke gjøre dette alene, men følge opp punktene i tett samarbeid med UBs ansatte, fagforeninger og andre relevante parter.

Av Hanne Graver Møvig, Håvard Kolle Riis
Publisert 6. juni 2019 09:01 - Sist endret 6. juni 2019 09:01
Illustrasjon

Lederbloggen

I denne bloggen skriver Universitetsbibliotekets ledergruppe om saker av betydning for UB og UiO. Fra venstre: Live Rasmussen, Helge Mjelde, Randi Rønningen, Svein Engelstad, Hanne Graver Møvig, Håvard Kolle Riis og Randi Halveg Iversby. Foto: UiO/Stine Marie Barsjø