Felles mediebudsjett for UB fra 2020

Behovet for ett felles mediebudsjett på UB har vært diskutert flere ganger opp gjennom årene, senest i 2018 hvor notatet Veivalg i mediebudsjettet ble behandlet i  ledergruppen. På grunn av usikkerhetene rundt overgangen til åpen publisering og de pågående forhandlingene med de store tidsskriftforlagene, valgte vi imidlertid å utsette implementering på det tidspunktet.

I løpet av inneværende år har vi gjort oss erfaringer rundt overgangsavtalene, og selv om mange sider ved overgangen til åpen publisering fremdeles er uklare, mener ledergruppen at tiden er moden for å gå videre med arbeidet med ny budsjettmodell. Samlingsledergruppa har derfor blitt bedt om å utrede en ny modell for felles mediebudsjett.

Saken om felles mediebudsjett ble presentert for UBs lederguppe 17. september og for UBs styre 26. september 2019. Styret ga sin tilslutning til å gå videre med arbeidet med implementering av modellen. 

Foto: UiO/Morten Brun

Det er gitt følgende mandat for arbeidet:

UBs ledergruppe ber (referat og e-post av 14. mai 2019) Samlingsledergruppa utarbeide forslag til ny modell for UBs mediebudsjett, som skal iverksettes fra 2020. Forslaget utformes med bakgrunn i notat fra arbeidsgruppe av 10.10.2018 samt nye behov som en følge av overgangen til åpen tilgang og publisering. Videre bes Samlingsledergruppa skissere hvordan ny modell skal implementeres og følges opp, beskrive eventuelle risiko samt skissere kontroll- og styringsmekanismer for å sikre at de ulike behovene blir ivaretatt.

Hva er det ved dagens budsjettmodell som gjør at den ikke er egnet for å møte framtida?

Først og fremst at det er en relativt statisk modell som begrenser handlingsrommet i forhold til nye innkjøpsmetoder og et mer helhetlig samlingsarbeid. Modellen speiler ikke endringene som nå skjer i overgangen fra å betale for å lese / abonnere på tidsskrifter til å betale for åpen publisering av forskningsartikler. Modellen gir heller ikke særlig mulighet for nye prioriteringer og dreininger i samlingspolitikken, for eksempel mot mer brukerstyrte innkjøp. En del kostnader som naturlig hører hjemme i et mediebudsjett føres i dagens modell på andre kostnadssteder, noe som fører til at det er vanskelig å se hele kostnadsbildet for dokumentanskaffelse.

Det hører også med i dette landskapet at UB lokalt bruker mye ressurser på å fordele kostnader mellom de ulike leddene i organisasjonen.

Forslag til ny modell

Som et alternativ til dagens organisering har Samlingsledergruppa foreslått en modell hvor kostnadsfordeling og –oppfølging er felles på tvers av avdelinger og fagkoder. Budsjettet inndeles på fire hovedområder/kategorier:

Medietype/ kategorier 

Bøker 

Databaser 

Tidsskrifter 

Åpen publisering 

Inkluderer 

Enkelttitler trykte

og elektroniske

Referansedatabaser 

Enkeltabonnement

trykte og elektroniske 

"Read & publish"-avtaler 

 

Bokpakker 

Fulltekstdatabaser 

Kombinerte trykte og elektroniske  abonnement 

Offsetavtaler 

 

Arkivpakker 

 

Tidsskriftpakker (elektroniske) 

Medlemskap 

 

Bokserier, standing orders 

 

Arkivpakker (elektroniske) 

Andre OA-initiativ 

 

 

 

Bokserier/-pakker (standing orders) 

Enkeltstående APCer (Article Prosessing Charge)

 

 

 

Artikkelkjøp (som i dag føres som en driftskostnad)

 

Denne modellen inneholder de komponentene som samlingsarbeidet består / vil bestå i framover og vil gi god oversikt over de reelle kostnadene som er knyttet til medieanskaffelser. Med et slikt utgangspunkt vil UB kunne legge til rette for en mer helhetlig, langsiktig og strategisk samlingspolitikk. Samtidig ønsker vi å forenkle arbeidet med kostnadsfordeling og behovet for skyggeregnskap på avdelingene.

Hva skjer med den lokale selvråderetten?

Det å gå over fra et desentralt til et felles mediebudsjett, gir imidlertid også grobunn for noen svært forståelige og betimelige innvendinger som: Hva skjer med den lokale selvråderetten? Legges det opp til en sentralisert modell som blir mer byråkratisk og som fjerner beslutningene fra de som i dag er fagansvarlige for samlingene?  Hvordan sikrer vi oss mot forfordeling, at noen «tar seg til rette» på bekostning av andre? Oppnår UB noen besparelser eller handlingsrom i en slik modell?

Slik vi ser det, blir ikke den lokale selvråderetten borte. Det er fullt mulig å videreføre mediekjøpene med mer eller mindre samme fordelingsnøkkel som vi har hatt til nå. Samtidig må det være klart at dreiningen mot brukerinitierte innkjøp vil fortsette og forsterkes. 

At vi innenfor rammene av ett felles mediebudsjett har behov for å tenke helhetlig rundt anskaffelse av dokumenter, står ikke i motsetning til lokal representasjon. På UB håndterer vi lokal representasjon på mange felt, også i samlingsarbeidet. Et eksempel på dette er e-ressursutvalget.

Vi håper også at vi gjennom å analysere bruksdata mer inngående enn i dag, lettere vil kunne prioritere mellom ressursene og kanskje skape handlingsrom på budsjettet. 

Når det gjelder problemet med forfordeling, må vi selvsagt sikre oss mot dette så godt vi kan. Mange på UB er nå i gang med å utarbeide forslag til «reporting codes» i Alma som, i kombinasjon med sortering på klassifikasjonsnumre, vil gjøre det mulig å ta ut rapporter på både store og små fag fordelt på avdelingsbibliotek. Vi vil altså ha like god oversikt som per i dag. Disse rapportene kan kjøres og studeres både lokalt og sentralt. I tillegg kan det legges sperringer i systemet som vil hindre oss i å bruke opp budsjettet tidlig i budsjettåret.

Bygge stein på stein

Det vil nødvendigvis ta tid før en ny budsjettmodell er helt utbygd og fungerende i alle ledd. Analyseapparatet vil ikke være klart fra nyttår, men rapportene basert på «reporting codes» vil være det. I første omgang vil det være naturlig å i hovedsak videreføre den innkjøpsfordelingen UB har i dag. Samtidig bør vi beholde og forsterke muligheten for brukerstyrte innkjøp. Vi vil også se en dreining av kostnader fra lesing til åpen publisering. Deretter får vi bygge stein på stein og organisere arbeidet på en god og representativ måte. 

Parallelt med dette trenger vi en diskusjon om hva som er en fornuftig og framtidsrettet samlingspolitikk. Her må vi tørre stille grunnleggende spørsmål, også ved UBs nåværende samlingspolitikk. En diskusjon om og endring av samlingspolitikken vår krever en bred og involverende prosess i hele organisasjonen.

Av UBs ledergruppe
Publisert 27. sep. 2019 10:42 - Sist endret 27. sep. 2019 10:44
Illustrasjon

Lederbloggen

I denne bloggen skriver Universitetsbibliotekets ledergruppe om saker av betydning for UB og UiO. Ledergruppen består av Live Rasmussen, Helge Mjelde, Cecilia Ekström, Randi Halveg Iversby, Hanne Graver Møvig og Håvard Kolle Riis. Foto: UiO/Stine Marie Barsjø