Til stede:
- Fra arbeidsgiversiden:
Bibliotekdirektør Randi Halveg Iversby
Ass. bibliotekdirektør Mari Camilla Risdal Otnes - Enhet for bedriftshelsetjenesten meldte forfall
- Lokalt hovedverneombud:
Karen Danbolt - Ansattrepresentant:
Vibeke Stockinger Lundetræ - HMS-koordinator:
Anne Båum
1. Referat fra forrige møte
2.Status for organisasjonsutvikling v. Mari
Organisasjonskartet er ferdig og vedtatt i sentralt IDF-møte. Det er et allmøte torsdag 09.10.2025, med deltakelse fra OPA. Hovedvekten på allmøte vil være funksjons- og bemanningsplanen. De ansatte vil bli invitert til dialog med leder.
3. Oppdatering etter befaring av tilfluktsrommene 14.08.2025
Paul Martin Lello, fra Seksjon for teknikk, kvalitet og miljø orienterte oss om hva eiendomsavdelingen kan, og hva UB skal gjøre for å rydde rommene i en krisesituasjon. Etter dette gikk vi på befaring i tilfluktsrommene. UB kommer til å motta en rapport fra seksjonen i løpet av en 3 ukers tid. Følgende smårom vurderes for tømming U332, U334, U344. Det søkes om unntak for rom U374 Øst-Asia-samlingen. Anne tar kontakt med Paul Martin Lillo og hører om rapporten er ferdig.
4. Oppdatering om samarbeid UB-VAS når man setter beredskap
Ved hendelser ringer man eller trykker på alarmknappen til VAS (Vakt- og alarmsentralen), som rykker ut eller melder fra til nødetatene. VAS møter nødetatene. VAS har kart og kortlesere til alle bygg og kan åpne bommer etc. De varsler også videre til enhetene som er berørt. UB kan be VAS om hjelp til eventuelt vakthold.
Ved evakuering: VAS bestemmer i samarbeid med politiet om det skal evakueres. På Blindern er Lucy Smiths hus 10. etasje satt av til beredskapsetasje. Dersom hele Blindern evakueres, kan det være sentrum som er aktuelt. For UB kan det være nyttig å bruke DM eller DJ som vi kjenner godt. UIO har også samarbeidsavtale med NRK og Idrettshøyskolen dersom det skulle bli aktuelt. Ved stille evakuering snakker vi med VAS om de som er her på arrangement kan bruke andre kontorer.
Pårørendetelefon og senter er en sentral oppgave – men denne er ikke fordelt. UIO har ikke en avtale med Sjømannskirken om dette – som alle andre har. VAS alarmtelefon bør ikke brukes til dette. Saken skal tas opp med kommunikasjonsdirektøren, og man håper å få løst saken i løpet av året. Ved større hendelser har politiet en pårørendetelefon. Politiet eier juridisk de pårørte og de evakuerte. Vi kan etablere et samlingssenter for resten av våre ansatte og berørte parter.
UB må være forberedt på å sende våre folk dit, for å ivareta egne ansatte.
EA går gjennom plantegninger for den berørte lokasjonen og prøver å varsle de andre leietakerne i samme bygg. Forvaltning skal vite hvem som holder til hvor.
Etasjekontaktene må samles på ett sted, slik at VAS/nødetatene kan holde kontakt med de hvis de har spørsmål.
Etasjekontaktene må også melde fra til nødetatene dersom det er personer igjen i bygget som er plassert i brannceller fordi de ikke kunne evakueres.
Dette må inn i rutinen.
5. Sikkerhet i skrankene - etter hendelse Juridisk bibliotek
Hendelsen: En eldre mann med gassbrenner el. lign. i hånden kom til skranken og sa at han skulle starte en revolusjon mot teknologi. Og at han skulle drepe de første han så. Våre ansatte på vakt ble skremt og utløste alarm og opplevde situasjonen som veldig truende. På spørsmål om "skal du drepe oss" svarte vedkommende nei, og sa at han ville advare unge mennesker, og derfor var i denne bygningen. Vedkommende forlot deretter skranken og gikk videre i bygget. Rett i etterkant kom det flere studenter som hadde blitt oppsøkt av vedkommende i andre etasjer, disse hadde ringt politiet pga. han hadde fremsatt trusler om å drepe folk utenfor Stortinget kl. 12.
Skrankepersonalet trykket på assistentalarmknappen, men ingen kom. Det viste seg at mannen også hadde vært flere steder i bygget, så det ble utløst 13 alarmer på kort tid. Vaktalarm trodde det var den samme hendelsen og tok derfor ikke kontakt med skranken på biblioteket. Vaktalarm har mottatt skriftlig tilbakemelding på dette og de skal skjerpe rutinene sine. De 2 som satt i skranken har fått fin oppfølging av bedriftshelsetjenesten. Fakultetet, biblioteket og Vaktalarm skal ha et møte om denne saken den 14. oktober. Man ønsker fremdeles å løfte saken til sentralt AMU.
6. Parfymeforslag
Det vil komme en påminnelse om at man tenker over egen bruk av parfyme på arbeidsplassen i en fredagsmail. Etter dette vil man lage en vennlig beskjed om at publikum tenker over egen parfymebruk på infoskjermene våre.
7. Orientering
Si-fra Sak, Vilhelm Bjerknes hus,
Fakultetet ble gjort oppmerksom i en Si fra!-sak at gitteret som er montert i trappen mellom 1. og 2. etasje i Vilhelm Bjerknes hus tas ned og stenger mulighetene til å bevege seg mellom etasjene når det er arrangementer. Etter en vurdering fra leder på MedNat-biblioteket er gitteret nå alltid åpent. I stedet har man vakthold ved arrangement. Saken er løst.
Nytt organisasjonskart- nye verneområder. Etter omorganiseringen er det behov for å endre verneområdene. Mari Camilla Risdal Otnes og Karin Rydving skriver en rapport og ber om en overgang på noen måneder, til 1.mars. Inntil nytt valg skal alle forholde seg til de verneområdene og de verneombudene man hadde ved forrige valg. Informasjon om dette må sendes til alle ansatte, for eksempel å ta dette med i en fredagsmail
Bruk av storskjermer etter oppgradering- Kan LAMU påvirke IT-løsningene. Anne har kontaktet Kristian for å høre om man kan lage en bruksanvisning for innlogging som kan ligge på møterommene slik at det blir lettere og raskere å komme på nettet ved møter.
Moske i U-etg. VB, med inntil 10 deltakere og 1 imam, rituell vask i fellesområder i forkant. Saken er overtatt av fakultetet og de har vært i kontakt med den aktuelle gruppen og meldt fra om at aktiviteten må flyttes. Saken regnes som løst.
Kurs for Liason 8. oktober. Anne Gunn og Anne har meldt seg på.
Astrid Anderson har sluttet og går ut av Liason rollen. Det skal velges ny representant.
Karen Danbolt går ut som etasjeansvarlig ved brann, Live Marie Eriksen går inn. Sidene er oppdatert.