Lederbloggen

Hva kan vi lære av Uppsala og Gøteborg?

Ledergruppene ved universitetsbibliotekene i Gøteborg, Uppsala og Oslo har nylig vært i Uppsala for å sammenligne våre organisasjoner.

UUBs överbibliotekarie Lars Burman var vertskap for samlingen.

Metoden kalles benchmarking, en øvelse som har som formål å sammenligne virksomheter, for å komme frem til bedre måter å løse oppgaver på.

Samarbeidet er av bilateral karakter, dvs Gøteborg og Oslo møtes gjennom NUAS-samarbeidet [www.nuas.org/group/library-service/]. Uppsala og Gøteborg har hatt jevnlig samarbeid opp igjennom årene. Uppsala er som Oslo med i The Guild - et formalisert nettverk av forskningsintensive universiteter i Europa.

I Uppsala utførte vi en kvalitativ benchmarking, hvor vi gjennom diskusjoner, presentasjoner og gruppesamtaler sammenlignet oss på ulike forhåndsutvalgte områder.

Hva snakket vi om

Foruten at vi sammenlignet nøkkeltall og organisasjonskart, var hensikten å la dialogen opplyse oss gjennom spørsmål og refleksjon. UBO presenterte innledningsvis status i strategiarbeidet med vekt på fanesaker vi er spesielt opptatt av å ta med oss inn i kommende strategidiskusjoner - og hvordan vi tenker å koble strategiprosessen til allerede pågående aktiviteter og satsinger på UB.

Eksempler på endringsarbeid

UUB var opptatt av digitalisering av arbeidsflyt, ny organisering av digitale referansetjenester (fra 80 kontaktpunkt til 5), sentralisering av fjernlån - en spennende prosess til inspirasjon for andre tilsvarende arbeidsområder der det er behov for omlegging av arbeidsflyt. De hadde en uklar rolle i arbeidet med forskningsdata.

GUB trakk frem sentralisering av katalogisering, fjernlån, de hadde stengt to bibliotek, og vektla samkjøring av datasystem. GUB jobbet imponerende systematisk med et egenutviklet kvalitetssikringssystem. Dette var de pålagt å rapportere på i egen organisasjon.

UBO hadde valgt en noe annen tilnærming til de sammenlignbare områdene ved å løfte frem enkelteksempler. Intensjonen var å løsrive seg fra lister med effektiviseringspunkter, til å beskrive et tankesett der visjoner og tjenesteutvikling er styrende for organisasjons- og utviklingsarbeidet.

UiO har flere aktører som samarbeider omkring forskningdata. Håvard Kolle Riis orienterte om UBs mandat i forskningsdatahåndtering. UBs leveranse i prosjektet er rettet mot kompetanseheving og opplæringsplaner. Arbeidet er i en etablert struktur og del av en større ansvarsportefølje på UiO.

Live Rasmussen snakket om omlegging av undervisning ved MatNat-fakultetet og biblioteket ved hjelp av Scrum-metodikken. Helge Mjelde presenterte videre kompetansefellesskapet MedNat som et eksempel på tverrfaglig utviklingsarbeid. UBs bidrag og tilnærming omsetter visjoner og tanker, anvender nye metoder og prosesser for tjenesteutvikling inn mot storsatsingen Livsvitenskap.

Helge presenterte Livsvitenskapsbygget og MedNat-samarbeidet i ord og bilder.

Like, men ulike

Våre tre UBer er like, vi har omtrent samme antall studenter, vitenskapelig ansatte, like mange ansatte totalt og tilbyr samme typer fag ved våre respektive læresteder.

Vi er ellers organisert ulikt, både GUB og UUB er delt i avdelinger etter tema og funksjonsområder, der vi er organisert geografisk med elementer av tverrgående oppgaver og grupper (matrise).

Effekten og nytten av slike møter

Vi møttes for å lytte til og lære av hverandre. Den opplevde verdien av å møtes, tilrettelegge for erfaringsutveksling og bygge nettverk kan ikke umiddelbart måles i tall. Enkelte av presentasjonene treffer "spot on" og gir direkte inspirasjon og nytte til saker vi selv er spesielt opptatt av. Det kan være måter å organisere arbeidet på, nye modeller eller verktøy for å fremskaffe kunnskap eller utvikling av nye tjenester. Likevel var deltagere samstemte i at agenda for 2019 bør ha tydeligere innslag av sammenligning av mer kvantitativ karakter.

UBO blir vertskap for neste benchmarking høsten 2019. Tiden vil vise hvilke temaer som kan være aktuelle å løfte frem om ett år.