AGENDA
Tid og sted: kl. 11.30-15.00, møterom 1005, Lucy Smiths hus (Styrerommet).
Til stede fra styret: Aud V. Tønnessen, Kristin Bjordal, Jonas Bakken, Runar Hilleren, Hege Høsøien, Rein Aasland, Gard Møller-Johansen, Elisabeth Hoksmo Olsen.
Meldt forfall: Trine Waaktaar, Karen Danbolt, Annika Rockenberger, Pål Magnus Lykkja, Idunn Bøyum.
Til stede fra UB: Randi Halveg Iversby, Mari C. R. Otnes (ref.), Mari Lundevall (sak 3) Thomas Nilsen (sak 7).
1. Godkjenning av innkalling
Vedtak: Innkallingen godkjennes.
2. Godkjenning av protokoll fra bibliotekstyremøtet 10. juni
Vedtak: Protokollen godkjennes.
3. Bærekraft på UB: Signering av Green Libraries Manifesto. Diskusjonssak
UB ved bibliotekdirektøren ønsker å signere Green Libraries Manifesto for å vise UBs ambisjoner innen bærekraft, og få en tettere tilknytning til et nettverk av bibliotek som utforsker hva det vil si å bruke bærekraftbegrepet i praksis. Green Libraries Manifesto er et initiativ fra britiske CILIP, The Library and Information Association, i partnerskap med blant annet British Library.
Diskusjonen ble innledet av UBs bærekraftkoordinator Mari Lundevall. Styret diskuterte saken. Styreleder konkluderte med at det bør arbeides videre med hvordan UBs bærekraftambisjoner kan realiseres, hvilke dilemmaer det medfører, og hvordan ulike dilemmaer må veies mot hverandre, og at styret holdes orientert om UBs bærekraftarbeid.
Saksdokumenter:
- Saksnotat
- Green Libraries Manifesto
- Mandat for UBs bærekraftkoordinator
- Helhetlig klima- og miljøstrategi for UiO
- UBs nettside om klima, miljø og bærekraft
4. ARK-oppfølgingen på UB. Orienteringssak
I møtet 18. april 2024 ble en orientering om resultatene fra ARK-undersøkelsen på UB lagt frem for bibliotekstyret. Styret ba da om en senere oppdatering på hvordan undersøkelsen har vært fulgt opp på UB. Assisterende bibliotekdirektør Mari C. R. Otnes orienterte. Styret tok saken til orientering, og oppfordret til å utforske hvordan innsikter fra ARK-undersøkelsen kan hjelpe UB også på andre områder man er opptatt av.
Saksdokumenter:
5. Strategisk campusutvikling: 2. utkast til styringsprinsipper. Diskusjonssak
Universitetsbibliotekets ledelse i samarbeid med neste ledernivå ser behovet for å utvikle en strategisk plan for UBs lokasjoner og fysiske læringsmiljø. Strategien må være godt forankret i UiOs ledelse og sammenhengen med UiOs satsningsområder og strategi for campusutvikling må være tydelig. Et førsteutkast til strategien ble lagt frem til diskusjon i bibliotekstyret 10. juni. Prosjektgruppa har arbeidet videre med et 2. utkast i samarbeid med assisterende bibliotekdirektør.
Bibliotekdirektør Randi Halveg Iversby innledet til diskusjon. Styret diskuterte saken. Når innspillene fra styret er innarbeidet vil det orienteres om saken i dekanmøtet før den kommer tilbake som vedtakssak i Bibliotekstyret.
Saksdokumenter:
6. Overføring av UB-IT til UiOs IT-organisasjon. Orienteringssak
Etter ønske fra Universitetsdirektøren har UB gjenopptatt prosessen med å vurdere overføring av årsverk til UiOs felles IT-organisasjon, som ble opprettet 1. januar 2023. I tråd med tidsplan for prosessen la UB frem forslag om overføring av 2,5 årsverk fra UB-IT til UiOs IT-avdeling til drøfting i IDF 19. september. Tilsvarende sak ble lagt frem for drøfting i UiO-ITs IDF 20. september.
Assisterende bibliotekdirektør orienterte. Bibliotekstyret tok saken til orientering og understreket betydningen av tilstrekkelig IT-kapasitet og -kompetanse på UB også etter at overføringen er trådt i kraft. Videre ba styret om at serviceavtalen mellom UiO-IT og UB kommer som sak i et senere bibliotekstyremøte.
- Saksnotat, drøftingssak IDF, UB, 19. september 2024
- Funksjons- og bemanningsplan
- Fremleggsnotat, drøftingssak IDF, UiO IT, 20. september 2024
- Tidsplan for prosessen
7. Virksomhetsrapportering, 2. tertial, 2024. Orienteringssak
UBs økonomirapport og ledelsesvurdering for 2. tertial ble lagt frem til orientering for bibliotekstyret. Thomas Nilsen la frem saken og bibliotekdirektøren innledet med status for mediebudsjettet. Styret tok saken til orientering.
Saksdokumenter:
8. Møteplan for 2025. Vedtakssak
Bibliotekstyret møtes 4-5 ganger i året. Møtene finner vanligvis sted på torsdager fra kl. 13.00-15.30. Det legges opp til et årlig halvdagsseminar i september.
Møteplan for 2025:
- 13. februar
- 10. april
- 19. juni
- 25. september
- 11. desember
Vedtak: Bibliotekstyret vedtok den foreslåtte møteplanen for 2025. Det ble kalt inn til møtene umiddelbart etter at vedtaket var fattet.
9. Bibliotekdirektøren informerer
Bibliotekdirektør Randi Halveg Iversby informerte styret om at:
- ny underdirektør for Bibliotek for medisin og realfag, Karin Rydving, starter 1. oktober. Karin Rydving har mange års erfaring fra lederstillinger på Universitetsbiblioteket i Bergen.
- det ble avholdt et allmøte om kunstig intelligens (KI) på UB 25. september. Testing og kompetanseheving på KI foregår nå innen mange felt på UB, og bibliotekdirektøren vil nedsette en arbeidsgruppe som skal gi rammer og retning for KI-arbeidet på UB fremover.