Organisasjonsutvikling på UB

Vi er godt i gang med det nye året, etter 2020 som var et krevende år for oss alle. Vi vil også i 2021 måtte forholde oss til en pandemi, som fortsatt vil påvirke arbeidet og samarbeidet oss imellom. Likevel er det høyt tempo på UB om dagen. Vi skal ha mange allerede igangsatte aktiviteter med oss inn i det nye året. I denne bloggposten gir vi en beskrivelse av pågående og kommende organisasjonsutviklingsprosesser på UB.

campus, Blindern, vinter, snø, bibliotek

Foto: Anne-Gry Skonnord

I vår egen strategi sier vi at:

UB skal arbeide for en åpen og utviklingsorientert organisasjonskultur, der kompetanse mobiliseres og utvikles og erfaringer deles. Vi vil videreutvikle UB som en kunnskapssøkende og fleksibel organisasjon og ta i bruk innovative og kreative samarbeidsformer, på tvers av fag og profesjoner.

UB som organisasjon må virke godt sammen med UBs nylig vedtatte 10-årsstrategi. Ambisjonene i strategien skal sette oss i stand til å håndtere endringer og oppgaver i og utenfor virksomheten, og må derfor ses i sammenheng med pågående OU-prosesser og andre satsinger på UB.

Organisasjonsutvikling på UB

Flere deler av UB er nå i forandring - samtidig. Alle deler av UB vil i stor grad påvirkes når nye avdelinger er under utforming, sentrale arbeidsoppgaver flyttes over på andre hender, samt at nye prosjekter og satsinger krever at vi må tenke mer kompetansemobilisering på tvers. Framtidig organisering av avdelingsbibliotekene vil påvirke hvordan eksisterende og nye oppgaver kan løses og hvordan vi kan tilrettelegge for videre utvikling. UB skal være en sammenhengende organisasjon. Det er det vår oppgave som ledere å legge til rette for, gjennom inkluderende prosesser som gir det  beste kunnskapsgrunnlaget for de beslutninger som skal tas.

Avdeling for samlinger og digitale tjenester

Vi er i prosess med å opprette en ny avdeling på UB, med arbeidstittelen samlinger og digitale tjenester. Med dette funksjonsorganiseres den delen av UBs virksomhet som arbeider med anskaffelser og tilganger, samt metadata og samlingsforvaltning. I dag er disse funksjonene plassert på alle avdelingsbibliotekene og i dagens avdeling for digitale tjenester (e-ressurser). Den nye avdelingen omfatter også hele dagens avdeling for digitale tjenester, med funksjonsområdene åpen forskning, systemportefølje og IT-arkitektur. Videre forsterkes UBs utviklings- og prosjektstøttearbeid gjennom etablering av en hub-funksjon for prosjektarbeid. Det vil være en naturlig kobling mellom Digital Scholarship Center (DSC) og hub-en, men organisatorisk plassering av DSC er ikke endelig bestemt.

Stillingen som leder av dagens avdeling for digitale tjenester har i praksis vært ledig siden 2018. Med bakgrunn i UBs nylig vedtatte strategi, pågående organisasjonsutviklingsprosesser, samt økende etterspørsel fra omgivelsene etter styrket kompetanse på disse fagfeltene, besluttet vi å lyse ut stillingen som leder for digitale tjenester og samlinger i høst. Nå er vi glade for at Grete Christina Lingjærde tiltrer denne stillingen til våren.

Funksjonsplanen, hvilke oppgaver som er tiltenkt ny avdeling, ble drøftet med fagforeningene i IDF-møtet tirsdag 19. januar. Vi tar sikte på å sluttføre OU-prosessen med etablering av ny avdeling til 1. april. Iverksettelse kan ikke skje før ny leder tiltrer 1. mai, men detaljene her må vi komme tilbake til. Det gjenstår også viktige deler av mandatet, som bemanningsplan, innplasseringssamtaler og ledelsesstruktur.

Hvordan tilpasse avdelingsbibliotekene til andre endringer på UB?

Gjennom etablering av ny avdeling for samlinger og digitale tjenester blir avdelingsbibliotekenes ansvar og sammensetning endret. UB skal fortsatt være et fagnært bibliotek tett på fakulteter og museer, der hovedansvaret for avdelingsbibliotekene vil ligge på undervisning, læringsmiljø, forskningsstøtte og partnerskap. For at dette skal få nødvendig kraft blir samhandlingen med ny avdeling og på tvers på UB avgjørende viktig.

De ulike avdelingsbibliotekene arbeider på ulikt vis med å utvikle sine organisasjoner.

Bibliotek for medisin og realfag 

Ny organisering av Medisinsk bibliotek og Realfagsbiblioteket ble iverksatt 1. september, og hadde som formål blant annet å styrke UB inn mot Livsvitenskapssatsingen og Livsvitenskapsbygget, og å videreutvikle bibliotektjenestene til Oslo universitetssykehus. Som planlagt skal ny organisering av Bibliotek for medisin og realfag evalueres våren 2021. Evalueringen er en anledning for den enkelte til å kunne komme med innspill på sin egen plassering/rolle i organisasjonen, samt diskutere positive og negative effekter av ny organisering for å kunne foreta justeringer. Dessuten vil endringer som følger av ny sentral avdeling på UB føre til faktiske endringer i gjeldende funksjons- og bemanningsplan.

Hvor store justeringer som kommer til å gjøres er det derfor vanskelig å si noe om før evalueringen er gjennomført og vi vet mer om retningen på “Nye HumSam”. 

Arbeidet med evalueringen av Bibliotek for medisin og realfag vil bli noe forskjøvet i tid, og vil tentativt være avrundet medio april. Oppstart skjer på temamøte 28. januar hvor det blir gitt mer informasjon om prosessen. Tidslinjen er ikke helt klar, men det legges opp til temamøter med diskusjon, utsendelse av nettskjema til den enkelte, individuelle samtaler og en felles gjennomgang av svar fra nettskjema i løpet av februar og mars.

Nye HumSam

«Nye HumSam» har vært orientert om i linje av HumSam-ledelsen. Prosessen ble presentert for IDF-møtet første gang 19. januar. Andre pågående OU-prosesser gir en mulighet for HumSam-biblioteket til å adressere temaer som både HumSam og UB har hatt utfordringer med igjennom dagens organisering.

 Eksempelvis:

  • ønsket om å redusere sårbarhet og personavhengighet
  • skape bedre og mer transparent sammenheng mellom arbeidsområder
  • ta i bruk den kompetansen som finnes – også på tvers
  • bli en (pro-)aktiv partner i relasjon til UiO
  • organisere oss slik at vi kan ta imot nye oppdrag og oppgaver når disse identifiseres av oss eller gis oss i oppdrag av andre

Prosjektarbeid og spesielle satsinger innebærer at vi har behov for å bruke hele UBs potensial og kompetansebase.  Det er disse grenseoppgangene vi vil utrede nærmere gjennom “Nye HumSam” og tilrettelegge for at HumSam-biblioteket i større grad gis mulighet til å bidra i arbeid på tvers av UB, sammen med alle avdelingene. «Nye HumSam» vil etter planen tre i kraft fra høsten 2021.

Juridisk bibliotek

Juridisk bibliotek fullførte for akkurat et år siden en stor organisasjonsutvikling gjennom innflyttingen i Domus Juridica. Dette innebar sammenslåing av alle instituttbibliotekene. Det nye biblioteket medfører et forsterket partnerskap med Det juridiske fakultet, ikke minst gjennom bibliotekets deltakelse i CELL, og gjennom samarbeid om læringsmiljøet i nybygget. Juridisk bibliotek har påbegynt tilpasning til et UB i endring og arbeidet med hvordan avdelingen skal organisere arbeid og ledelse fremover. Diskusjoner som involverer alle ansatte er igangsatt.

FOU

Utvikling av undervisning og forskerstøttetjenester står sentralt i UBs strategi. I utdanningene og i forskningen møter vi nå felles utfordringer slik som tverrfaglighet, digitalisering og studentaktiv læring. Resultatene av vår pågående organisasjonsutvikling vil i fortsettelsen gi oss en mulighet til å diskutere og å konkretisere hvordan vi samhandler også på disse feltene.

BOTT ØL

Bak denne kryptiske forkortelsen skjuler det seg en felles anskaffelse av nye løsninger for økonomi og lønn/personal for UiO, UiB, UiT og NTNU (BOTT-samarbeidet). I forbindelse med omlegging til nye systemer fra DFØ omorganiseres også UiO og UBs arbeid med økonomi og personal. Dette innebærer flytting av oppgaver og også noen av våre kollegaer. Opplæringen starter i februar, og overgangen til nytt system skjer 1. mai.

Hele UB i endring

I praksis skjer det nå en utvikling av hele UBs organisasjon, og alle ansatte er berørt i ulik grad.

For at vi skal lykkes i å nå våre strategiske mål og kunne levere i det partnerskapet vi har inngått med fakultetene og USIT, forskningsadministrasjonen m. fl., kreves  det en åpen organisasjon som samarbeider på tvers av avdelingene og utnytter kompetanse og ressurser hensiktsmessig. Vi skal lage en organisasjon som legger til rette for å samhandle godt og smidig, både internt og mot samarbeidspartnere. Graden av suksess vil være avhengig av at alle går inn i dette med en intensjon om å samhandle godt og tillitsfullt med kolleger i andre deler av UB og UiO.

Pågående OU-prosesser samordnes og koordineres gjennom UBs ledergruppe, samtidig som de gjennomføres lokalt. I alle prosesser vil fagforeningene og vernelinje være involvert, og har en viktig rolle i dialogen og samarbeidet mellom ledelsesnivået og medarbeiderne på UB.

Vi vil komme tilbake til mer konkrete planer gjennom ordinært linjearbeid og lokale og felles temamøter etter hvert. Vi kan ikke gjøre alt på en gang, men vi må se alt i sammenheng.

Vi er altså godt i gang med å gjennomføre strategien og organisere oss for å kunne gjøre dette. Og vi gjør dette i koronatiden med mange ekstra utfordringer. Dette påvirker måten vi arbeider på, og hastigheten, samtidig som UB har vist det siste året at vi setter studenter og forskere i sentrum, og kontinuerlig utvikler oss og tilpasser oss den virkeligheten vi lever i.

Gjennom vår plass i faglig styringslinje er vi med på å utvikle hele UiO. Uansett hvor på UB vi arbeider har vi et felles oppdrag og virker til beste for UiOs kjernevirksomhet, studenter og forskere. 

Av Cecilia Ekström, Eystein Gullbekk, Hanne Graver Møvig, Hilde Westbye, Live Rasmussen, Randi Halveg Iversby
Publisert 21. jan. 2021 14:41 - Sist endret 21. jan. 2021 15:36
Illustrasjon

Lederbloggen

I denne bloggen skriver Universitetsbibliotekets ledergruppe om saker av betydning for UB og UiO.

Ledergruppen består av Cecilia Ekström, Hanne Graver Møvig, Randi Halveg Iversby, Eystein Gullbekk, Live Rasmussen og Hilde Westbye.