Samlinger og samlingsarbeidet inn i en ny tid

Strategisk retning

Utgangspunktet for oppdraget til prosjektgruppen er beskrevet i prosjektmandet og tidligere omtalt her https://www.ub.uio.no/om/aktuelle-saker/lederbloggen/2020/2020-04-21.html

• Tenke felles rundt sentrale funksjoner 
• Utnytte UBs samlede ressurser 
• Ivareta de lokale faglige behovene 
• Prioritere innenfor eksisterende rammer

Parallelt med dette har UB gjennom hele 2019 jobbet med strategi 2030. Vi befinner oss nå i sluttfasen av strategiarbeidet. En differensiert forståelse for hva som omfattes av begrepet samlinger, er trukket frem som ett av fire viktige hovedområder i strategien: 

"Samlinger som begrep er i forandring. Ytre drivere nasjonalt og internasjonalt i kombinasjon med ny informasjonsteknologi påvirker samlingsarbeidet og tilgang til kunnskapsressurser. I økende grad gis tilgang til informasjon gjennom digital infrastruktur"

"UBs perspektiv i forvaltning av informasjon spenner over fortid, nåtid og fremtid. Vi er i en tid med store endringer i det vitenskapelig publiserings- og informasjonslandskapet. Det vil påvirke hvordan vi definerer og arbeider med samlinger."

Dette perspektivet kommer også tydelig frem i sluttrapporten fra prosjektgruppen, både i innhold, analyse og anbefalinger.

Anbefaling 

Prosjektet anbefaler at det i en fase 1 opprettes en egen enhet med ansvar for samlingsarbeid på UB. Det betyr i praksis at samlingsseksjonene ved avdelingsbibliotekene og e-ressurs-team i Digit slås sammen til en enhet.

Videre anbefales det at det i en fase 2 utredes om ansvar og ressurser for åpen publisering og tilgang (DUO og Fritt), biblioteksystemer (Alma og Oria) og forskningsdata-team (alle i Digitale tjenester) skal legges til avdelingen.

Gevinster

Ledergruppen mener konklusjonen fra rapporten er tydelig og god, og er verdt å gjengi i sin helhet her, som en oppsummering av rasjonale bak anbefalingene og hva som forventes oppnådd:

"Prosjektgruppen ser en slik samlingsenhet som en nødvendig endring for å kunne utvikle fremtidsrettede og gode tjenester for UBs brukere. Helheten i forslaget med både innkjøp, metadata og systemansvar gir oss muligheter for å arbeide aktivt med hvordan systemene og innholdet oppleves for brukeren i deres arbeid med søking, gjenfinning og bruk av innhold. I tillegg legger forslaget til rette for å skape et miljø med høy kompetanse som kan utvikle og drifte fremtidsrettede og gode tjenester for UiO."

Organisasjonsutvikling

Ledegruppen vil på bakgrunn av rapporten sette igang en organisasjonsutviklingsprosess med hensikt å få etablert en samlet organisering av samlingsarbeidet. Som det blir understreket både i referatet og tidligere bloggpost, så er det viktig i prosessen fremover å sikre god involvering og medbestemmelse fra berørte ansatte og at prosessen ses i sammenheng med andre OU-prosesser på UB.

Arbeidsgruppe og tidsplan skal drøftes med organisasjonene 19. juni, og det er ønskelig med oppstart av prosess over sommeren.

Vi takker prosjektleder Helge Mjelde og prosjektgruppen Marit Sørlie, Vibeke S. Lundetræ, Karin Ytterlid, Unni Knutsen, Mari Lundevall og leder av arbeidsgruppene Pål Magne Dahlquist for arbeidet.