Veien til en ny enhet for samlingsarbeid ved UB

Nå i august går vi i gang med en organisasjonsutviklingsprosess på UB. Denne skal resultere i en ny enhet for samlingsarbeid ved UB. Bakgrunnen for denne prosessen er ledergruppas vedtak i juni.

Bildet kan inneholde: arkitektur, bygning, byområde, offentlig område, by.

Foto: Vebjørn Løvås/UiO

Ledergruppa besluttet 9. juni å ta anbefalingene i samlingsprosjektetets sluttrapport over i en organisasjonsutviklingsprosess:

Ledergruppa vil sette i gang en organisasjonsutviklingsprosess med hensikt å få etablert en samlet organisering av samlingsarbeidet. Det blir viktig i prosessen fremover å sikre god involvering og medbestemmelse fra berørte ansatte og at prosessen ses i sammenheng med andre OU-prosesser på UB. 

I tidligere bloggposter i april og juni er prosjektmandatet beskrevet, og sluttrapporten fra prosjektgruppa har svart på mandatet og oppdraget de fikk fra UBs ledergruppe. 

Hva vil det si at UB går over i en organisasjonsutviklingsprosess?

Organisasjonsutvikling må være en kontinuerlig prosess i alle organisasjoner. Vi må bruke ressursene våre på en best mulig måte sett opp mot det som er våre mål og oppgaver. Det handler også om å være i stand til å møte utvikling og gjennomføre strategi.
Med dette OU-prosjektet er målet en ny enhet som har sin begrunnelse i å utnytte UBs samlede ressurser, tenke felles rundt sentrale funksjoner, prioritere innenfor eksisterende rammer og samtidig ivareta lokale faglige behov. Til det siste er det viktig å presisere at samlingsutvikling og valg av bøker/ressurser ikke har vært en del av samlingsprosjektets mandat og arbeid.  En av UBs styrker er vår struktur med avdelingsbibliotek som er tett på fakulteter, museer og sykehus, med fagansvarlige som kjenner lokale faglige behov. Og UBs struktur henger igjen tett sammen med UBs plass i den faglige styringslinje ved UiO.

OU-prosessen videre

21. august skal tidslinje, sammensetning av arbeidsgruppe og mandat for denne drøftes med tjenestemannsorganisasjonene. Deretter starter arbeidet med å beskrive den nye enheten, utarbeide funksjons- og bemanningsplaner, vurdere ansvars- og rollefordeling mellom ny enhet og avdelingsbibliotekene, og vurdere hvordan overføring av medarbeidere til ny enhet vil påvirke lokal drift og tjenester ved avdelingsbibliotekene. Endelig mandat for arbeidsgruppa vil bli presentert for UB etter drøfting med tjenestemannsorganisasjonene. 

Medbestemmelse og medvirkning

Involvering gjennom medbestemmelse og medvirkning er viktige forutsetninger for en god prosess. Dette presiserte også Bibliotekstyret i sitt vedtak 18. juni:

Bibliotekstyret forventer at UB sørger for god involvering, medvirkning og dokumentasjon i den videre prosessen, og gir sin tilslutning til at det settes i gang en organisasjonsutviklingsprosess, som skal lede frem til ny organisering av samlingsarbeidet. 

Bibliotekstyret var klare på at prosessen ikke kan utsettes. 

Vi som er ansvarlige for prosessen må sørge for god informasjon og involvering. En endringsprosess kan forståelig nok oppleves både stressende og vanskelig for den som er eller kan bli direkte berørt. Her reagerer vi alle ulikt, og det må vi ha forståelse for. 
Det legges opp til en åpen og godt dokumentert prosess videre, og nettsiden Samlingsarbeid på UB: Organisasjonsutvikling vil bli oppdatert fortløpende.  Her ligger også dokumentene fra samlingsprosjektet, inkl rapporten fra Arbeidsgruppe 1. 

OU-prosessen vil bli tema på allmøte 16. september, og tidslinja tar høyde for at saken blir diskutert i ulike grupper og enheter på UB. 

Målet om en ny enhet er klart og velbegrunnet. Nå må vi få til en god prosess om hvordan vi skal komme dit. Og hvorfor vi skal etablere en ny enhet er godt oppsummert i sluttrapporten fra samlingsprosjektet:

"Prosjektgruppen ser en slik samlingsenhet som en nødvendig endring for å kunne utvikle fremtidsrettede og gode tjenester for UBs brukere. Helheten i forslaget med både innkjøp, metadata og systemansvar gir oss muligheter for å arbeide aktivt med hvordan systemene og innholdet oppleves for brukeren i deres arbeid med søking, gjenfinning og bruk av innhold. I tillegg legger forslaget til rette for å skape et miljø med høy kompetanse som kan utvikle og drifte fremtidsrettede og gode tjenester for UiO."

UBs Strategi 2030 som nylig er vedtatt og nå skal gjennomføres gir retningen for prioriteringer og veivalg videre. Dette krever noe av oss alle. Det er et mål at vi skal diskutere endringer på UB ut fra hva som gagner brukeren, hvordan vi får mest mulig ut av de ressursene vi har, samtidig som vi ivaretar enkeltmennesket på en god måte. 

Det er spennende tider, men UB har så høy kompetanse i organisasjonen og så mye godt å bygge videre på at jeg mener vi skal få til nødvendige endringer. Vi skal ikke underslå at det selvsagt er positive sider også ved dagens organisering, særlig på de små enhetene der det i mange tilfeller er effektive prosesser som bringer materialet raskt til brukeren. Samtidig viser prosjektrapporten at det er mye å hente for UB som helhet i en annen organisering. Nå skal vi bruke de nærmeste månedene til å lage et best mulig grunnlag for en ny enhet og deretter teste ut hvordan det vil fungere i praksis.

Av Randi Halveg Iversby
Publisert 20. aug. 2020 14:03 - Sist endret 20. aug. 2020 14:03
Illustrasjon

Lederbloggen

I denne bloggen skriver Universitetsbibliotekets ledergruppe om saker av betydning for UB og UiO.

Ledergruppen består av Cecilia Ekström, Hanne Graver Møvig, Randi Halveg Iversby, Eystein Gullbekk, Live Rasmussen og Hilde Westbye.